時間がない人のためのタイムマネジメントのコツ２つ

2015年12月14日

「時間がない」

これは多くの人が悩むことです。
仕事をする時間がなくて、夜遅くまで仕事をすることもあるでしょうし、副業したいけど時間がなくてできないという悩みを抱えている場合もあるでしょう。

私も日常的にもっと時間があればいいのにって思うことがあります。それこそ休みがもっと長くあったら最高だと考えることもあったほどですから。しかしながら、時間は限られた時間しかありません。それをどう使うのか？それがすべてです。私がやってきたタイムマネジメント方法をお伝えします。

作業を可視化して時間を管理する
仕事をする時のタイムマネジメント法
まとめ

作業を可視化して時間を管理する

時間がないと思う前に、なぜ時間がないのか？ということを知る必要があります。私たちは同じ２４時間を過ごしているのに一人だけ時間がないのは、何かに余計な時間がかかっている可能性があるからです。

そして限られた時間で仕事をこなすためには、やはりその配分が重要になってくるというわけですね。そこで私が１年以上続けていることが、作業を可視化するということです。これをやり続けるだけで時間を確保することができるようになりましたし、仕事へのモチベーションもアップさせることができました。

作業を可視化する３つのステップを教えます。

１．今日できたことをリストアップする

１日を振り返った時に、何をやったのかを簡単でいいのでリストアップします。例えば、「ブログ更新」「メルマガ配信」「Facebook更新」という一言で構いません。

これをやることによって、今日１日何をやったのかが一目瞭然になります。
「今日はこんなに作業を進められた」という満足感を感じることもできれば、「今日はこれしかできなかった」という焦りを感じることによって、翌日のモチベーションに繋がるのです。

２．どの程度の時間がかかったのかを把握する

そして次に、その作業をやるのにかかった時間を記録していきましょう。これは大まかでも構いません。大事なことはどんな作業にどれくらいの時間がかかるのかを自分自身で把握することが大事なことになるのです。

「ブログを書く時間がないんです」という人は、ブログ１記事書くのにどれくらいの時間がかかるのかを把握していません。だから、すごく時間のかかる作業のような気がして億劫になり、なかなか行動に移すことができないんですね。

しかしながら、だいたい１時間で書くことができるとわかるようになれば、その時間を確保しようって気持ちになるんです。そういうところから時間を管理できるようになるのです。

３．翌日にやること（To Do)をリストアップする

そして最後は、翌日にやることをリストアップしておくんです。

特にアフィリエイトや自分でスモールビジネスをしたいと思っている人ほど、これはやるべきでしょう。というのも、誰かに指示されることがないからこそ、自分で何をやるべきなのかを決める必要があるからです。

翌日になってからパソコンを開いてさあやるぞって思っても、何から始めればいいのか決まっていないから、仕事にすんなり入ることができないのです。それで結局ネットサーフィンを始めて時間がなくなるのです。（これは過去の私ですね）

しかしながら、前日にやることがすでに決まっていれば、それをこなすだけでいいのです。時間管理になれていないと、やることをリストアップしすぎてしまいますので、作業にどれだけの時間がかかっているのかを指標に考えるようにしましょう。

私は過去にやることをリストアップしすぎて、その日にこなしきれなくて自己嫌悪に陥ってやる気が無くなった経験があります。ですので、最初から自分を追い込み過ぎないようにすることも大事なことです。

仕事をする時のタイムマネジメント法

次は、私が仕事をする時のタイムマネジメント法についてお伝えしていきます。実際、前日に緻密な計画を立てていてもなかなかその通りにこなすのは難しいものです。
だからこそ、計画通りにこなすための方法を知ってその通りに行動することが重要になるのです。

簡単なものから片付ける

１日にやるべきタスクが溜まっている場合、できるかぎり簡単なものからやるようにしていきましょう。というのも、難しく時間のかかる作業を先にやってしまうと、それだけで疲れてしまいます。というのも、「まだ他にもたくさんやるべきことが残っているのに・・・」という気持ちになって集中できなくなることが多いからです。

しかし、できるかぎり簡単な作業から取り掛かることによって、やるべきことが少なくなっていくので、仕事に対するモチベーションがどんどん上がってくのです。特に前日にやることをリストアップしておくと、それを消していくことができるので、あなたの仕事に対する意欲が上がっていくのではないでしょうか？

私はこのやり方を続けることによって確実に仕事に対する意欲が上がるようになりました。誰かに指示されることがない仕事だからこそ、自分のモチベーションを維持することは非常に大事なことになります。

６０分程度で作業を区切る

これはつい最近まで意識したことがなかったのですが、時間を区切るというやり方です。

結局の所、仕事における大事なことは、どれだけ集中して取り組むことができるのか？ということです。集中力が高い状態で仕事ができれば、短い時間で済ませることもできるわけです。しかしながら、時間を区切らずにダラダラ仕事をしていると、集中力が散漫になり、時間ばかりを失ってしまいます。

だから結局長時間仕事をしなければならなくなってしまうという悪循環に陥ってしまうのです。

だからこそ、私は仕事を６０分で区切っています。どんなに難しく時間のかかる仕事であったとしても６０分単位で区切るようにしています。やり方は簡単で、iphoneのタイマーアプリで６０分後にアラームが鳴るように設定しているだけです。
その間、iphoneが余計な音を出さないように機内モードとかにしておくとベストでしょう。

この方法をするようになって、私自身かなり作業が捗るようになりました。というのも、作業が行き詰まるとすぐネットサーフィンをしたりSNSを意味もなく見たりして、気付くと１時間とかロスすることもありましたからね。しかしながら、この方法をやることによって、アウトプットする時間をしっかり作ることができるようになったということです。

休憩時間も区切る

そして最後は、休憩時間についてですね。
会社員時代には、お昼休みは１２時から１３時まで、と決められていました。だからこそ、それまでに必ず会社に帰ってきて仕事を再開しなければなりません。

しかしながら、誰にも雇われていないということは、休憩時間も自由に決めることができるわけです。つまり、どんだけ休んでいても誰にも何も言われないのです。これは嬉しい反面、本当に苦しいことでもあるのです。しっかりと自分をコントロールすることができなければ、時間だけが無情にも過ぎていくからです。

だからこそ、休憩すると決めたのであれば、しっかりと時間を区切る勇気が必要になってきます。「ちょっと休憩しよう」という言葉とかは特に危険です。「もうちょっとだけ」が続いて２時間３時間休んでしまうこともよくあることでしょう。

だからこそ、「３０分だけ休憩しよう」などという具体的な数字を入れることが重要になります。私はがっつり仕事をしている時は「６０分仕事して１０分休憩する」というサイクルで回しています。
もちろんやるべきことが６０分以内で終われば、すぐに休憩に入ります。そうやって回すことによって、効率よく仕事ができるようになりました。

作業に集中していたけど、休憩に１回入ったら作業に戻れないという経験が本当によくありましたが、休憩する時間も明確にすると作業に戻りやすくなりました。

やはりある程度自分のルールを作り上げると、時間をロスすることもなくなり、少ない時間で結果を出すことができるようになるのではないでしょうか？